Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Broekhuizen Consultancy, handelend onder de naam FinFound, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via FinFound. In deze verklaring gebruiken we hiervoor ook de woorden ‘FinFound’, ‘wij’ en ‘ons’.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, kandidaten, werkgevers en andere personen die contact met ons opnemen.

Voor privacyvragen of verzoeken over jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@finfound.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van het formulier dat je gebruikt en het contact dat je met ons hebt.

Het kan onder andere gaan om:

• je naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• het onderwerp en de inhoud van je bericht;
• je vakgebied, functiewensen en andere informatie die je zelf verstrekt;
• je bedrijfsnaam en de naam en contactgegevens van een contactpersoon;
• gewenst dienstverband, functietitel, locatie of regio;
• informatie over een door een werkgever aangemelde vacature;
• gegevens van de vacature waarop je solliciteert, zoals vacature-ID, functietitel, locatie en vacature-URL;
• je cv wanneer je dit uploadt en de persoonsgegevens die je daarin zelf hebt opgenomen;
• technische gegevens die nodig zijn om formulieren, bestanden en de website veilig te verwerken.

Bij technische verwerking kan het bijvoorbeeld gaan om het tijdstip en de bron van een inzending, de bestandsnaam, het bestandstype, de bestandsgrootte en een controlecode waarmee wordt gecontroleerd of een bestand ongewijzigd is ontvangen.

Bij websiteverzoeken kunnen daarnaast technische gegevens, zoals een IP-adres, door onze hostingdienst worden verwerkt.

Via Contact ontvangen we je naam, e-mailadres en onderwerp, met eventueel je telefoonnummer en een bericht.

Bij Profiel achterlaten, een open sollicitatie en een sollicitatie op een vacature ontvangen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en vakgebied, met eventueel een bericht en cv.

Bij Vacature aanmelden ontvangen we bedrijfs- en contactgegevens en informatie over de vacature.

Verplichte velden zijn nodig om je aanvraag goed te kunnen behandelen. Een cv uploaden is optioneel. Wanneer noodzakelijke gegevens ontbreken, kunnen we je aanvraag mogelijk niet of niet goed behandelen.

Stuur geen onnodig gevoelige gegevens mee

FinFound vraagt je niet om gegevens die voor recruitment niet nodig zijn, zoals:

• je BSN;
• een kopie van je identiteitsbewijs;
• medische informatie;
• andere bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

Neem dergelijke gegevens daarom niet onnodig op in je cv, bericht of andere documenten die je aan ons verstrekt.

3. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens onder andere:

• om contactverzoeken te beantwoorden;
• om contact op te nemen met kandidaten en werkgevers;
• om sollicitaties te behandelen;
• om kandidatenprofielen te beoordelen;
• om passende vacatures of opdrachten te zoeken en te bespreken;
• om kandidaten te begeleiden bij recruitment- en selectieprocedures;
• om vacatures en aanvragen van werkgevers te beoordelen en te behandelen;
• om onze recruitment- en bemiddelingsdienstverlening uit te voeren;
• om onze website, formulieren en uploads technisch en veilig te laten functioneren;
• om misbruik, spam en ongewenste inzendingen tegen te gaan;
• om onze dienstverlening te verbeteren;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen wanneer die op ons van toepassing zijn.

4. Op welke grondslag doen we dat?

De juridische grondslag kan per verwerking verschillen. Het versturen van een formulier betekent niet dat iedere verwerking automatisch op toestemming is gebaseerd.

We kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is om een overeenkomst met jou uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst tot stand komt.

Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je FinFound vraagt om recruitment- of bemiddelingsdiensten.

Voor onder andere het beantwoorden van vragen, zakelijk contact, recruitmentdienstverlening, redelijke opvolging en de beveiliging van onze website kunnen we persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde bedrijfs- en recruitmentbelangen.

Daarbij wegen we onze belangen af tegen jouw belangen en privacyrechten. We gebruiken deze grondslag niet wanneer jouw belangen of privacyrechten zwaarder wegen.

Wanneer de wet dit vereist vragen we toestemming.

Dat kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde aanvullende verwerkingen of voor het langer bewaren van een kandidatenprofiel voor toekomstige vacatures.

Wanneer verwerking op jouw toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming weer intrekken.

Soms moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken of bewaren omdat de wet dat voorschrijft, bijvoorbeeld in verband met wettelijke administratieverplichtingen.

5. Wat gebeurt er met een geüpload cv?

Je kunt een cv uploaden als PDF, DOC of DOCX met een maximale grootte van 10 MB.

Het cv wordt rechtstreeks vanuit je browser geüpload naar een private Vercel Blob-opslag. Deze tijdelijke opslag is niet publiek toegankelijk.

De website controleert onder andere:

• het bestandstype;
• de bestandsgrootte;
• de technische integriteit van het bestand.

Daarna wordt het cv als echte bijlage toegevoegd aan de relevante formuliermail aan FinFound. Voor de verzending van deze e-mails gebruiken we Resend.

Na verwerking probeert de website het tijdelijke bestand direct uit Vercel Blob te verwijderen.

Wanneer een upload wordt afgebroken of een verwijdering niet direct lukt, kan het bestand tijdelijk achterblijven. Achtergebleven tijdelijke uploads worden periodiek door een automatische opruimtaak verwijderd.

Deze opruiming is afhankelijk van het correct functioneren van de technische dienstverlening. We beloven daarom geen exact technisch verwijdermoment.

Het verwijderen van het tijdelijke bestand uit Vercel Blob verwijdert niet automatisch de cv-kopie die als bijlage in de zakelijke mailbox van FinFound is ontvangen of eventuele technische kopieën die tijdens de e-mailverwerking zijn ontstaan.

Voor die gegevens gelden de toepasselijke bewaartermijnen en afspraken met onze dienstverleners.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

We sturen jouw kandidatenprofiel of cv niet zonder jouw medeweten en akkoord naar een potentiële werkgever of opdrachtgever.

Voordat we je daadwerkelijk bij een organisatie voorstellen, bespreken we dit met je.

We kunnen jouw gegevens wel intern en via noodzakelijke technische dienstverleners verwerken om jou te ondersteunen en onze dienstverlening uit te voeren.

FinFound gebruikt onder andere de volgende technische dienstverleners:

Vercel

Voor hosting van de website, serverfuncties, technische verwerking en tijdelijke private opslag van cv’s via Vercel Blob.

Resend

Voor het verzenden van transactionele e-mails vanaf de website. Hiervoor kunnen formuliergegevens en eventuele cv-bijlagen worden verwerkt.

Zakelijke e-mailprovider van FinFound

Voor ontvangst en bewaring van formuliermails en eventuele cv-bijlagen in onze zakelijke mailbox.

Google Analytics

Voor analyse van het gebruik van de website, maar uitsluitend wanneer Google Analytics technisch is geactiveerd én je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.

We gebruiken externe dienstverleners alleen voor zover dit nodig is voor het betreffende doel en maken waar nodig passende afspraken over privacy en beveiliging.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe verplicht.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer de AVG hiervoor aanvullende waarborgen vereist, zorgen we waar nodig voor passende maatregelen, bijvoorbeeld toepasselijke standaardcontractbepalingen en eventuele aanvullende waarborgen.

De gebruikte dienst en technische instellingen bepalen waar verwerking daadwerkelijk plaatsvindt. We doen daarom geen algemene toezegging dat alle persoonsgegevens uitsluitend in Nederland of de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

De onderstaande termijnen zijn uitgangspunten voor onze werkwijze. Dit betekent niet dat alle gegevens, e-mails en technische kopieën op exact hetzelfde moment automatisch door de website worden verwijderd.

Een concrete sollicitatieprocedure

Persoonsgegevens die uitsluitend voor een specifieke sollicitatieprocedure worden verwerkt, verwijderen we in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van die procedure, wanneer verdere bewaring niet noodzakelijk of afgesproken is.

Een kandidaat in portefeuille

Wanneer je ermee instemt dat FinFound jouw profiel bewaart voor toekomstige passende vacatures, bewaren we het profiel maximaal twaalf maanden.

Daarna verwijderen we het profiel of vragen we, wanneer dat nodig is, opnieuw toestemming.

Je kunt eerder vragen om verwijdering of je toestemming intrekken.

Profiel achterlaten of open sollicitatie

Wanneer je via Profiel achterlaten of een open sollicitatie contact met ons opneemt, bewaren we je persoonsgegevens zolang dat redelijkerwijs nodig is om jouw verzoek om bemiddeling te behandelen en passende mogelijkheden met je te bespreken.

Willen we jouw profiel daarna bewaren voor toekomstige vacatures die niet meer onder dat oorspronkelijke verzoek vallen, dan vragen we daarvoor waar nodig afzonderlijk toestemming.

Met die toestemming bewaren we jouw profiel maximaal twaalf maanden. Daarna verwijderen we het profiel of vragen we opnieuw toestemming.

We verwijderen gegevens eerder wanneer je daarom vraagt en er geen geldige reden bestaat om ze te blijven verwerken.

Verdere bewaring kan noodzakelijk zijn voor een lopende procedure of gebaseerd zijn op een andere toepasselijke wettelijke grondslag.

Contactverzoeken

Gewone contactverzoeken bewaren we niet langer dan nodig is voor de behandeling en redelijke opvolging daarvan.

Werkgevers en vacatureaanvragen

Gegevens van werkgevers en vacatureaanvragen bewaren we zolang dit noodzakelijk is voor de aanvraag, commerciële opvolging, dienstverlening en eventuele wettelijke administratieverplichtingen.

Tijdelijke cv-bestanden

Tijdelijke cv-bestanden in Vercel Blob worden zo snel mogelijk na verwerking verwijderd.

Achtergebleven uploads worden periodiek opgeschoond.

Een cv dat al als bijlage in onze zakelijke mailbox is ontvangen, verdwijnt daardoor niet automatisch. Voor die kopie geldt de bewaartermijn die hoort bij de betreffende sollicitatie, het kandidatenprofiel of de dienstverlening.

8. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

FinFound neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daarbij gebruiken we onder andere:

• beveiligde verbindingen;
• private tijdelijke bestandsopslag;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• beveiligde API- en formulierverwerking;
• controles op bestandstype en bestandsgrootte;
• technische integriteitscontroles bij uploads;
• maatregelen tegen ongewenste en geautomatiseerde formulierinzendingen.

Geen enkele technische of organisatorische maatregel kan ieder risico volledig uitsluiten.

Vermoed je dat persoonsgegevens onjuist worden gebruikt of onvoldoende zijn beschermd? Neem dan contact op via info@finfound.nl.

9. Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG onder andere recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die we van jou verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking die op gerechtvaardigde belangen is gebaseerd;
• gegevensoverdraagbaarheid wanneer dat recht van toepassing is;
• intrekken van toestemming wanneer een verwerking daarop is gebaseerd.

Het intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór het intrekken heeft plaatsgevonden.

Voor een privacyverzoek kun je contact opnemen via:

info@finfound.nl

Om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

We vragen daarbij niet meer informatie dan redelijkerwijs nodig is. Stuur daarom niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs mee.

We reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek.

Wanneer een verzoek complex is of wanneer we meerdere verzoeken moeten behandelen, kan deze termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat gebeurt, informeren we je daar binnen de eerste maand over en leggen we uit waarom meer tijd nodig is.

Niet ieder privacyrecht geldt in iedere situatie. Wanneer we een verzoek niet of niet volledig kunnen uitvoeren, leggen we uit waarom.

Vind je dat FinFound niet correct met jouw persoonsgegevens omgaat?

Dan kun je eerst contact met ons opnemen via info@finfound.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Via de huidige website neemt FinFound geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische gevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben voor kandidaten of bezoekers.

Technische controles van formulieren en bestanden nemen geen inhoudelijk besluit over jouw geschiktheid voor een functie.

11. Cookies en websitegebruik

FinFound gebruikt noodzakelijke technische functionaliteit om de website veilig en correct te laten werken en om jouw cookievoorkeur te onthouden.

Meer informatie over cookies, localStorage, Google Analytics en bewaartermijnen vind je in onze cookieverklaring.

FinFound gebruikt momenteel geen marketing- of advertentietracking.

Google Analytics wordt alleen geladen wanneer dit technisch is geactiveerd en je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.

Via Cookievoorkeuren onderaan de website kun je jouw voorkeur later opnieuw openen, Analytics toestaan of eerder gegeven toestemming intrekken.

12. Links naar andere diensten

Onze website kan links bevatten naar externe diensten, zoals LinkedIn en WhatsApp.

Wanneer je zo'n externe website of dienst opent, kan die partij zelf persoonsgegevens verwerken en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Het privacy- en cookiebeleid van die externe partij is dan van toepassing op die verwerking.

13. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer bijvoorbeeld:

• onze dienstverlening verandert;
• de technische verwerking van persoonsgegevens verandert;
• we andere dienstverleners gaan gebruiken;
• wet- en regelgeving verandert.

We adviseren je daarom deze verklaring af en toe opnieuw te bekijken.

Voor privacyvragen kun je altijd contact opnemen via info@finfound.nl.